Theo quy định tại Điều 6 và Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử và phải đáp ứng nội dung quy định tại Điều 6 của Thông tư này (hóa đơn điện tử là File)
Theo điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
==> Do đó không cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Vậy cần chuyển đổi trong trường hợp nào ?
Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính có hiệu lực đến năm 2020 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
Điều kiện chuyển đổi
Theo Điều 10 Nghị định 119/ 2018/ NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTCquy định rõ các điều kiện cần đáp ứng khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:
a. Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b. Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c. Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
- Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”);
- Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi;
- Thời gian thực hiện chuyển đổi.
