1. Ai lưu trữ
Theo điều 11 Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011
"Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên."
===> người bán + người mua + tổ chức trung gian lưu trữ
2. Thời gian lưu trữ
Theo Điều 11. Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tửthông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011
" Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy "
Theo điều 13 Nghị định 174/2016 hướng dẫn cụ thể về thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán
Điều 13. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
"Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính."
===> hóa đơn điện tử lưu trữ 10 năm
3. Lưu trữ định dạng gì
Theo điều 8 nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018
"Bộ Tài chính quy định cụ thể về định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ."
Hiện nay chưa có thông tư hướng dẫn Nghị định 119
Tuy nhiên căn cứ theo điều 3 Nghị định 119
"Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế"
Doanh nghiệp có thể lưu file xml và pdf trong đó file xml là file có chữ ký số
Nếu bạn mở file xml bằng Notepad thì sẽ có thông tin chữ ký số như sau
Trong khi file pdf chỉ là bản thể hiện của hóa đơn
4. Cách thức lưu trữ
Theo Điều 11. Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tửthông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011
"Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
a) Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
b) Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
c) Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử"
==>hóa đơn điện tử phải lưu dưới dạng file (không phải giấy), có nghĩa là khi cơ quan thuế kiểm tra sẽ kiểm tra file (có chữ ký số)
5. Tra cứu hóa đơn điện tử
Mỗi hóa đơn có mã tra cứu và tổ chức trung gian cung cấp đường link để tra cứu
Theo quy định thì đường link trên duy trì 10 năm
